به اطلاع  آن دسته از نویسندگان محترمی كه مقالات آنها به صورت انگلیسی در یازدهمین کنفرانس بین المللی وب پژوهی مورد پذیرش قرار گرفته می رساند، جهت نمایه سازی مقالات در پایگاه IEEE Xplore اقداماتی لازم است که می بایست کلیه فرایند ها حداکثر تا 11 ادیبهشت ماه 1403  (این تاریخ به هیچ عنوان تمدید نمی شود) تکمیل گردد.

نویسندگان محترم توجه داشته باشند مرحله کنترل تشابه و آماده سازی فایل، فعلا در سطح دبیرخانه کنفرانس انجام شده است. بخش ایران IEEE نیز مقالات را مورد بررسی قرار خواهد داد و در صورت تایید مقالات به IEEE ارسال خواهند شد.

لطفا قبل از شروع فرایند، مطالب ذیل را با دقت تا انتها مطالعه نمایید

فرایند نمایه سازی:

1- ایمیلی از سامانه کپی رایت IEEE با عنوان “Copyright Pending Notice.. “به ایمیل نویسنده ای که مقاله را در پنل بارگذاری کرده است(ایمیلی که درسامانه با ان ثبت نام انجام شده است)، ارسال می شود. در ایمیل ارسالی نام کاربری، کلمه عبور و لینک سامانه قرار داده شده است. وارد سایت شده و طبق دستورالعمل فرایند کپی رایت راتکمیل نمایید. این مرحله جهت فرآیند انتقال کپی رایت به IEEE انجام می شود.

****در صورتی که تا ساعت 24 روز 8 اردیبهشت ماه 1403 ایمیلی از سوی سامانه کپی رایت IEEE دریافت نکردید، سریعا دبیرخانه را مطلع نمایید(spam را نیز چک کنید)

*** قبل از تکمیل فرم کپی رایت حتما راهنمای آن را مطالعه نمایید درصورت هر گونه اشکال و عدم رعایت موارد گفته شده در فایل راهنما، فایل کپی رایت شما مورد پذیرش نخواهد بود(جهت مطالعه کلیک نمایید)

*** در بخشی از فرایند کپی رایت، از شما در خصوص ارسال فایل ویدئویی و پاورپوینت سوال می شود که گزینه No I do not… حتما باید انتخاب شود. چون دبیرخانه صرفا فایل متنی مقاله را ایندکس می کند و سایر موارد به IEEE ارسال نمی شود.

*** در انتهای فرایند فایل کپی رایت را از سامانه دانلود نمایید

2- بابت خدمات نمایه سازی در IEEE هزینه ای از طرف IEEE بخش ایران دریافت می گردد که سهم هر مقاله مبلغ 1،000،000 ریال (معادل 100 هزار تومان)می باشد. نویسندگان محترم لازم است تا روز 11 اردیبهشت مبلغ را از طربق پنل ارسال مقالات ، در بخش “پرداخت ثبت خدمات و پرداخت هزینه”  گزینه ” IEEE” را انتخاب و پرداخت را انجام دهید. لازم است رسید پرداخت از طریق بخش “لیست پرداختی ها و ثبت فیش” سامانه برای دبیرخانه ارسال گردد.

3- دبیرخانه کنفرانس فایل های هر نویسنده را با فرمت استاندارد IEEE تهیه کرده است (فایل PDF) که به تدریج ظرف 48 ساعت آینده به ایمیل نویسندگان ارسال خواهد شد. فایل PDF با سامانه PDF-Express IEEE ساخته شده است. لطفا با دقت فایل PDF را بررسی کرده و در صورت هرگونه اشکال دبیرخانه را مطلع نمایید. در واقع همین فایل در IEEE Xplore منتشر می شود.

***نکته بسیار مهم: توجه داشته باشید که به علت تعداد بالای مقالات، مرحله 3 (ارسال PDF مقالات به ایمیل نویسندگان) طی 48 ساعت توسط دبیرخانه انجام خواهد شد. در صورتی که تا ساعت 24 روز 9 اردیبهشت ایمیلی از سوی دبیرخانه دریافت نکردید حتما پیگیری نمایید.

بعد از انجام موارد فوق،  3 مورد ذیل را یکجا برای دبیرخانه ارسال نماید

1- تاییدیه صحت فایل PDF

2- فایل کپی رایت(با توجه به اینکه گاها برخی از نویسندگان ایمیل IEEE را بعد از تکمیل فرم دریافت نمی کنند و یا با تاخیر دریافت می کنند حتما در انتهای فرایند کپی رایت فایل کپی رایت خود را از خود سامانه دانلود کنید )

3- eCF Paper Id( هم در حین فرایند در خود سامانه قابل مشاهده است(گام اول) و هم در متن ایمیلی که بعد از انجام کپی رایت از سوی IEEE برایتان ارسال می شود قابل مشاهده است)

ایمیل های خود را به آدرس iranwebconf@gmail.com  با عنوان IEEE2025 #Paper ID ارسال نمایید(منظور از Paper ID کد مقاله شما در خود کنفرانس می باشد) عنوان ایمیل به طور مثال IEEE2025#304556

***پس از ارسال مستندات فوق، حتما از طرف دبیرخانه ایمیل تایید برای شما ارسال می شود. درصورت عدم دریافت ایمیل ظرف 48 ساعت پس از ارسال مستندات،حتما به دبیرخانه ایمیل پیگیری بزنید.

توجه: این تاریخ قابل تمدید نمی باشد. در صورتی که نویسنده ای در زمان تعیین شده اقدامات لازم را انجام ندهد مقاله آن نویسنده در فرآیند نمایه سازی IEEE قرار نمی گیرد و مسوولیت عدم انتشار مقاله بعهده نویسنده است.